應付賬款
應付帳款（ AP ）是企業欠其的供應商欠款的錢，該供應商顯示為公司資產負債表上的責任。它與應付債務的票據不同，這是由正式法律文書文件產生的債務。應付賬款部門的主要責任是處理和審查公司與其供應商之間的交易，並確保其供應商的所有未償發票都獲得批准，處理和付款。應付帳款流程首先從組織內部收集供應要求，並從供應商那裡尋求所需項目的報價。交易協商後，準備並發送採購訂單。到達時檢查了交付的貨物，並收到的發票被路由以供批准。處理髮票包括記錄發票中的重要數據，並將其輸入到公司的財務或簿記系統中。完成此操作後，發票必須通過公司各自的業務流程才能獲得付款。
概述
應付賬款記錄在發票憑證以付款時應付的賬戶賬戶。保證金或保證金意味著發票已被批准付款，並已在總賬或AP Subledger中記錄為未償還或公開責任，因為尚未支付。付款方式通常被歸類為交易付款款，購買庫存記錄的實物商品的應付付款以及費用應付付款，購買支出的商品或服務的應付付款。費用付款的常見示例包括廣告，旅行，娛樂，辦公用品和公用事業。美聯社是供應商在收到產品或服務後付費的一種信貸形式。供應商為發票提供各種付款條款。付款條款可能包括在定義數天內支付發票的現金折扣。例如，淨30個任期2％意味著如果付款在30天內付款，則付款人將從發票中扣除2％。如果付款是在第31天進行的，則支付全額。
在家庭中，應付賬款通常是電氣公司，電話公司，有線電視或衛星盤服務，報紙訂閱以及其他此類常規服務的賬單。住戶通常會每月使用支票，信用卡或互聯網銀行手工跟踪和付款。在企業中，AP文件中通常會有更廣泛的服務，而會計師或簿記員通常會使用會計軟件在收到發票並在付款時收到發票時跟踪貨幣流入此責任帳戶。大型公司越來越多地使用專門的應付賬款自動化解決方案（通常稱為Epayables）來自動化處理組織發票的紙張和手動元素。
通常，供應商將發貨，發票並稍後收取付款。這是一個現金轉換週期，或者是供應商已經為原材料付款的時間，但最終客戶尚未支付回報。
當購買者收到發票時，將其與包裝單和採購訂單匹配，如果一切順序，則支付發票。這被稱為三路比賽。三向匹配可以減慢付款過程，因此可以修改該方法。例如，如果收到的數量在採購訂單授權的一定百分比之內，則三向匹配可能僅限於大價值發票，或者自動批准匹配。發票處理自動化軟件可以根據創建工作流程過程中製定的業務規則來處理匹配過程。最簡單的情況是發票本身和採購訂單之間的兩種匹配。
估計2009年的估計表明，每周正在處理超過十億個企業對企業發票，其中97％的發票仍在手動處理。處理和支付供應商發票的平均成本在5至15美元之間，處理時間太晚，無法在折扣期內付款，近2％包含錯誤。
內部控制
通常會出現各種針對虐待的檢查，以防止應付賬款人員挪用挪用公款。分離職責是一個共同的控制。在支票付款很普遍的國家中，幾乎所有公司都有初級員工流程，並打印一張支票和高級員工審查並簽署支票。通常，會計軟件將限制每個員工僅執行分配給他們的功能，因此任何一個員工（甚至控制器）都無法單手付款。
一些公司還將將新供應商添加到主供應商文件並輸入代金券的功能。這使得員工不可能將自己添加為供應商，然後向自己寫一張支票而不與另一名僱員合謀。主供應商文件是有關公司供應商的所有重要信息的存儲庫。這是支付發票時應付帳款的參考點。
此外，大多數公司都需要在支票上進行第二次簽名，其金額超過指定的門檻。
應付賬款人員必須注意欺詐性發票。在沒有採購訂單系統的情況下，第一道防線是批准經理。但是，AP員工應該熟悉一些常見的問題，例如“黃頁”撕裂，欺詐操作員提供了廣告。步行者徽標從未被商標過，並且有許多不同的黃頁風格目錄，其中大多數的分佈較小。根據2000年冬季美國工資協會的雇主慣例的一篇文章，“供應商可以發送看起來像發票的文件，但在小印刷品中，他們說“這不是賬單”。這些可能是目錄清單或廣告的費用。最近，一些公司已經開始發送似乎是回扣或退款支票的東西；實際上，這是一項服務註冊，當文檔以簽名返回文件時被激活。”
在應付賬款中，一個簡單的錯誤可能會導致大筆付款。一個常見的示例涉及重複的發票。當供應商打電話詢問其付款狀態時，發票可能會暫時放置或仍處於批准狀態。 AP工作人員查看並發現尚未付款後，供應商發送了重複的發票；同時，原始發票出現並獲得付款。然後，重複發票到達並無意中獲得了報酬，也許是在略有不同的發票下。
應付帳款的審核
審計師通常專注於批准的發票，費用報告和其他支持文檔的存在，以支持被削減的檢查。供應商的確認或陳述的存在是該帳戶存在的合理證明。當審計滾動時，某些文檔會丟失或失誤並不少見。審核員可以決定在這種情況下擴大樣本量。
審計師通常會在某些時期（30、60、90天等）更好地了解未償債務的應付賬款的老化結構。此類結構有助於截至財政年度結束的正確介紹資產負債表。
自動化
許多公司參與工作以簡化或自動化其應付賬款部門的業務流程。這個過程很簡單，但可能會變得非常麻煩，特別是如果公司擁有大量發票。當需要處理的發票在紙上時，此問題就會復雜化。這可能會導致發票丟失，數據輸入期間的人為錯誤以及發票重複。這些和其他問題導致每個發票指標的成本很高。使應付賬款部門自動化的目的是簡化此發票過程，消除潛在的人為錯誤並降低每個發票的成本。
一些最常見的AP自動化解決方案包括電子發票，文檔掃描，光學角色識別，工作流規則自動化，在線跟踪，報告功能，電子發票用戶界面，供應商網絡，付款服務，支付服務以及所有開票的分析。有效的自動化功能包括自由形式識別（無論佈局如何，都可以解釋發票文檔或創建供應商模板的需求）和自動學習功能。
電子發票對於AP部門來說是非常有用的工具。電子發票使供應商可以通過Internet提交發票，並將這些發票自動進行路由和處理。因為發票的到達和演示幾乎是立即發票，請更早支付；因此，處理這些發票所需的時間和金錢大大減少了。 （金融運營網絡，2008年）這些解決方案通常涉及第三方公司，該公司提供和支持申請，該公司允許供應商向其客戶提交電子發票以立即進行路由，批准和付款。這些應用程序與交易合作夥伴之間存檔交易信息的數據庫有關。 （美國銀行，Scott Hesse，2010年）發票可以通過多種方式提交，包括EDI ， CSV或XML上傳，PDF文件或在線發票模板。由於電子發票包含許多不同的技術和條目選項，因此它是任何通過電子方式向客戶呈現發票以付款的方法的雨傘類別。
企業資源計劃系統通常使用軟件向企業提供集成的業務流程管理服務。
歷史
由於1967年代中期，公司開始在交易合作夥伴之間建立數據鏈接，以轉讓文件（例如發票和採購訂單）。受到無紙化辦公室和更可靠的數據傳輸的想法的啟發，他們開發了第一個EDI系統。這些系統是開發它們的各自的公司獨有的，這意味著它們很難在許多公司中部署。認識到這一點，認可的標準委員會X12 （ANSI的保護下是標準化的標準機構）制定了標準化EDI流程的準備。這導致了今天所謂的ANSI X12 EDI標準。
這仍然是交換貿易夥伴之間交易數據近30年的主要方式。 1990年代取得了互聯網技術的進步。公司開始出現提供更強大的用戶界面Web應用程序，並具有適合供應商和客戶的功能。這些新的基於Web的應用程序允許在線提交單個發票以及EDI文件上傳。以及其他文件上傳方法，包括CSV和XML。這些服務使供應商可以通過用戶友好的Web應用程序向其客戶提供發票以匹配和批准。供應商還可以看到他們提交給客戶的所有發票的歷史記錄，而無需直接訪問客戶的系統。這是因為所有交易信息都存儲在提供發票Web應用程序的第三方公司的數據中心中。該專有信息可以由客戶監管，以控制允許供應商看到的交易信息。 （例如，付款日期或檢查信息）。
隨著公司進入數字時代的發展，越來越多的人正在轉向電子發票服務以自動化其應付賬款部門。有些人甚至認為這是不久的將來是行業標準。根據GXS團隊在2013年的一份報告，歐洲正在採用政府立法，鼓勵企業採用電子發票實踐。美國還沒有這樣的立法，但確實認識到這項技術的價值。美國財政部估計，在整個聯邦政府中實施電子發票將降低50％，每年節省4.5億美元。
隨著機器人解決方案的可用性的增加，企業正在進一步推動AP的進步。通過將端到端的機器人流程自動化或RPA應用於應付賬款部門，組織可以在提高運營成本的同時加速發票處理速度和準確性。一些組織報告說，通過實施RPA，他們已經設法從AP流程中消除了人類干預，從而節省了65％至75％的時間，這些時間以前花在手動處理上。