分鐘

霍克斯灣地震救濟基金委員會的第一次會議紀要

分鐘，也稱為會議紀要（縮寫媽媽），協議或者，非正式地筆記，是一個即時書面記錄會議或者聽力。他們通常描述會議的事件，並可能包括與會者清單，參與者考慮的活動的聲明以及有關活動的相關答复或決定。

詞源

名稱“分鐘”可能來自拉丁語短語Minuta Scriptura（字面上是“小寫作”）意思是“粗略筆記”。^[1]

創建

可以在會議期間創建會議分鐘打字員或者法庭記者，誰可以使用速記表示法，然後準備會議記錄，然後將其發布給參與者。或者，會議可以是錄製音頻，錄製的視頻，或一個小組的指定或非正式分配秘書可能會記筆記，以後準備幾分鐘。許多政府機構使用會議記錄軟件記錄並準備所有分鐘即時的.

目的

會議記錄是組織或團體會議的正式書面記錄。他們不是成績單這些程序。使用羅伯特的秩序規則新修訂（ronr），分鐘應主要包含關於什麼的記錄完畢在會議上不是什麼說由成員。^[2][3][4]該組織可能有關於會議記錄內容的規則。

對於大多數組織或團體來說，重要的是要簡潔，只包括決策的摘要。^[2]逐字報告（成績單）通常沒有用。除非組織的規則要求它，否則會議中討論的摘要既不是必需的也不適當的。^[2]

某些小組的分鐘，例如公司的董事會，必須保存存檔，並且是重要的法律文件。^[5][6][7]董事會會議的幾分鐘與同一組織內的一般會員會議分鐘分開。^[8]另外，執行會議可以單獨保存。^[9]委員會不需要保留正式的會議記錄，儘管可能會採取較少的正式票據。^[10]對於委員會，他們的正式記錄是提交給母公司的報告。

格式

儘管有一般準則，但會議記錄的格式可能會根據組織建立的標準而有所不同。^[11][12][13]羅伯特的秩序規則包含一組樣品集。^[14]

通常，會議記錄從舉行會議的機構的名稱開始（例如，董事會），還可能包括地點，日期，在場的人名單以及時間和時間椅子召集會議訂購。^[15]

由於會議記錄的主要功能是記錄做出的決定，因此必須包括所有官方決定。如果是正式的運動提出並藉調，然後（無論是否通過）記錄這一點。^[16]投票相符也可能包括。^[17]處理常規動議的會議記錄的一部分可能只是指出特定的動議是“由Ann移動並通過”。絕對不必包括秒的動議的人的名字。^[16]在包括計數的地方，足以記錄投票和反對動議的人數，^[17]但是，參與者的請求可以允許注意他們的票數。如果做出決定滾動電話投票，然後所有個人投票都是按名稱記錄的。^[17]如果是由一般同意沒有正式投票，就可以記錄這一事實。

會議記錄可能以押後會議的時間結束。^[18][19]

有時會在隨後的會議上為他們（通常是秘書）負責他們（通常是秘書）的人提交會議記錄。傳統的閉幕式“尊重提交”（儘管這不再是普遍），其次是官員的簽名，他或她的打字（或印刷）名稱以及他或她或她的頭銜。^[19][20]

通常，是業務順序或一個議程開會是對上一次會議的會議記錄的閱讀和認可。如果小組成員同意（通常是由一致同意）書面記錄反映了上一次會議上發生的情況，然後獲得批准，並在當前會議的會議記錄中記錄了批准的事實。^[21]如果存在重大錯誤或遺漏，則可以在以後再重新起草並再次提交。可以使用普通的立即進行較小的更改修正案程序和修訂的會議記錄可以“修正”批准。^[21]通常，將會議記錄的草稿副本發送給會議前的所有成員是合適的，以便不會因閱讀草案而延遲會議。^[19]

也可以看看

• 日記
• 公報

參考

引用

來源

進一步閱讀

• 美國議員學院（2014）。完整的分鐘手冊。美國議員學院。存檔原本的在2016-10-14。檢索2016-03-01.
• 全國議員協會（2009）。熟練程度 - 會議上所做的事情：幾分鐘的指南。密蘇里州獨立：國會議員全國協會。ISBN 9781884048562.
• Mina，Eli（2004）。Mina的指南。溫哥華（加拿大）：Eli Mina Consulting。ISBN 978-0973442809.