分鐘
會議記錄，也稱為會議紀要（縮寫媽媽），協議或非正式的筆記，是會議或聽證會的即時書面記錄。他們通常描述會議的事件，可能包括與會者清單，參與者考慮的活動的聲明以及有關活動的相關回應或決定。
詞源
“分鐘”這個名字可能源自拉丁語短語Minuta Scriptura （實際上是“小寫作”），意為“粗糙的筆記”。
創建
可以在會議期間由打字機或法院記者在會議期間創建會議記錄，後者可以使用速記符號，然後準備幾分鐘並將其發布給參與者。或者，可以記錄會議，錄製視頻，或者一個小組的指定或非正式分配的秘書可以記錄筆記，以後準備幾分鐘。許多政府機構使用會議記錄軟件實時錄製和準備所有分鐘。
目的
會議記錄是組織或團體會議的正式書面記錄。它們不是這些程序的筆錄。使用羅伯特（Robert）的新修訂規則（RONR），會議記錄應主要包含會議上所做的事情的記錄，而不是成員所說的。組織可能有關於會議記錄內容的規則。
對於大多數組織或群體，重要的是要簡潔，只包括決策的摘要。逐字報告（轉錄本）通常沒有用。除非組織的規則要求它，否則會議中討論的摘要既不是必需的也不適當的。
某些團體的會議紀要，例如公司董事會，必須保存下來，並且是重要的法律文件。董事會會議的幾分鐘與同一組織內的一般會員會議的會議記錄分開。此外，會議記錄可以單獨保留。委員會不需要保留正式的會議記錄，儘管可能會採取較少的正式票據。對於委員會，他們的正式記錄是提交給母公司的報告。
格式
儘管有一般準則，但會議記錄的格式可能會根據組織建立的標準而有所不同。羅伯特的秩序規則包含一組樣本。
通常，會議紀要是從舉行會議的機構的名稱開始（例如，董事會），還可能包括地點，日期，在場人員名單以及主席打電話給會議訂購的時間。
由於會議記錄的主要功能是記錄做出的決定，因此必須包括所有官方決定。如果提出並藉調了正式的動作，則（無論是否通過）記錄了這一點。還可以包括投票統計。處理常規動議的會議記錄的一部分可能只是指出特定的動議是“由安並通過的”。嚴格不必包括秒的動議的人的名字。如果包括一個計數，則足以記錄投票人數和反對動議的人數，但參與者的要求可以允許以名字來指出他們的投票。如果通過滾動電話投票做出決定，則所有個人投票都是按名稱記錄的。如果未經正式投票就可以通過一般同意進行，則可以記錄這一事實。
會議記錄可能以押後會議的時間結束。
有時會在隨後的會議上為他們（通常是秘書）負責他們（通常是秘書）的人提交會議記錄。傳統的閉合短語是“尊重提交的”（儘管這不再常見），其次是官員的簽名，他或她的打字（或印刷）名稱以及他或她或她的頭銜。該閉合短語是從“分別提交”的，表達了一個主張，即在會議記錄中記錄各種事件的順序與他們在實際會議期間發生的順序相匹配。
通常，會議訂單或議程中的第一批項目之一是閱讀和批准上一次會議的會議記錄。如果該小組的成員同意（通常是通過一致同意），書面記錄反映了上一次會議上發生的情況，那麼他們將獲得批准，並且在當前會議的會議記錄中記錄了他們的批准事實。如果存在重大錯誤或遺漏，則分鐘可能會在以後再重新起草並再次提交。可以使用正常的修訂程序立即進行較小的更改，並且修訂的會議記錄可以“修訂”批准。通常，將會議記錄的草稿副本發送給會議前的所有成員是合適的，以便不會因閱讀草案而延遲會議。
也可以看看