時間管理

時間管理計劃和行使有意識地控制特定活動的時間的過程,尤其是提高有效性效率生產力

時間管理涉及與工作社交生活家庭愛好,個人利益和承諾有關的需求。有效地使用時間可以使人們在管理活動方面有更多選擇。時間管理可能會受到一系列技能,工具和技術的幫助,尤其是在完成符合到期日期的特定任務,項目和目標時。

最初,“時間管理”一詞僅包含業務和工作活動,但最終,該術語也擴大到包括個人活動。時間管理系統是過程,工具,技術和方法的設計組合。在任何項目管理中,時間管理通常都是必要的,因為它決定了項目的完成時間和範圍。

時間管理的文化觀點

文化觀點時間的方式差異會影響其時間的管理方式。例如,線性時間視圖是一種以線性方式從一個時刻流到另一個時刻的方式。這種線性對時間的看法在美國與大多數北歐國家,例如德國,瑞士和英國。這些文化中的人們傾向於在生產時間管理上佔據重視,並傾向於避免會導致時間浪費的決策或行動。這種時間的線性視圖與這些文化相關的是更“單色”,或者寧願一次只做一件事。

另一種文化時間視圖是多動時間視圖。在多活動文化中,大多數人認為,立即完成的活動或任務越多。這會產生幸福感。多活動文化是“多chronic”或更喜歡一次執行多個任務。在西班牙,葡萄牙和意大利等大多數南歐國家中,這種多動時間觀點是突出的。在這些文化中,人們經常傾向於花時間在自己認為更重要的事情上,例如在完成社交對話方面非常重視。在商業環境中,他們通常很少關注會議持續多長時間,而是重點是舉行高質量的會議。通常,文化重點往往是關於效率的協同和創造力。

最終的文化時間視圖是周期性的時間視圖。在周期性文化中,時間既不是線性也不相關的時間。由於天數,幾個月,幾年,季節和事件發生在常規重複的情況下,因此時間被視為周期性。從這種角度來看,時間不被視為浪費,因為它會稍後再回來,因此有無限的數量。在包括日本和中國在內的亞洲大多數國家,這種週期性的時間觀都普遍存在。在具有周期性的時間概念的文化中,更重要的是要專注於正確完成任務,因此,在採取計劃之前,大多數人會花更多的時間思考決策及其影響力。週期性文化中的大多數人都傾向於了解其他文化具有不同的時間觀點,並且在全球舞台上行事時意識到這一點。

神經心理學

過度和長期無法有效地管理時間的能力可能是由於注意力缺陷多動障礙(ADHD)而導致的。診斷標準包括表現不佳,有組織的困難,入門麻煩,在管理許多同時項目的麻煩以及跟進方面的麻煩。

設定優先級和目標

這些目標已記錄,可以分解為項目行動計劃或簡單的任務列表。對於單個任務或目標,可以確定重要性等級,可以設定截止日期並分配優先級。此過程會產生一個計劃列表,時間表或活動日曆的計劃。作者可以建議每天,每週,每月或其他計劃期與不同的計劃或審查範圍相關。這是通過各種方式完成的,如下所示:

ABCD分析

長期以來在業務管理中使用的技術是將大數據分組分組。這些組通常被標記為a,b,c和d。活動以這些一般標準對活動進行了排名:

  1. 被認為是緊迫和重要的任務,
  2. 重要但不緊急的任務,
  3. 不重要但緊急的任務
  4. 不重要且不緊急的任務。

然後,按優先級對每個組進行排名 - 為了進一步完善優先級,有些人選擇將所有“ b”項目施加為“ A”或“ C”。 ABC分析可以合併三個以上。

帕累托分析

帕累托原理是80%的後果來自20%的原因。應用於生產率,這意味著可以通過執行20%的任務來實現80%的結果。如果生產力是時間管理的目的,那麼這些任務應優先考慮更高。

Eisenhower方法

一個基本的“ Eisenhower盒子”,可幫助評估緊迫性和重要性。項目可以放在每個像限內的更精確的點。

“ Eisenhower方法”或“ Eisenhower原理”是一種利用重要性和緊迫性原理來組織優先級和工作量的方法。這種方法源於德懷特·D·艾森豪威爾(Dwight D. Eisenhower)的報價:“我有兩種問題,緊急和重要。艾森豪威爾並未要求自己的見解,而是將其歸因於(未命名的)“前大學校長”。

使用艾森豪威爾的決策原則,使用重要/不重要的/不緊急的標準評估任務,然後根據eisenhower矩陣(也稱為“ Eisenhower Box”或“ Eisenhower box”或“ Eisenhower Disciess Matrix ”)。然後,處理象限中的任務如下。

  1. 重要/緊急的象限任務立即完成,個人,例如危機,截止日期,問題。
  2. 重要/不緊急的象限任務將獲得結束日期,並且個人完成,例如關係,計劃,娛樂。
  3. 不重要/緊急象限任務是委派的,例如中斷,會議,活動。
  4. 刪除了不重要/不緊急象限的任務,例如浪費時間,愉快的活動,瑣事。

實施目標

任務列表(也稱為“待辦事項”列表或“對事物”)是要完成的任務列表,例如瑣事或完成項目的步驟。它是一種庫存工具,可作為內存的替代或補充。

任務列表用於自我管理,業務管理項目管理軟件開發。它可能涉及多個列表。

完成任務列表上的一個項目時,將檢查跨越任務。傳統的方法是將它們寫在用筆鉛筆的紙上,通常是在筆記墊或夾板上。任務列表還可以具有紙張或軟件清單的形式。

作家朱莉·摩根斯特恩(Julie Morgenstern)建議的時間管理包括:

  • 通過製作任務列表來繪製所有重要的內容。
  • 創建“時間的綠洲”供一個人管理。
  • 說不”。
  • 設置優先級。
  • 不要放棄一切。
  • 不要認為在業餘時間內完成一項關鍵任務。

現在有許多數字等效物,包括個人信息管理(PIM)應用程序和大多數PDA 。還有幾個基於Web的任務列表應用程序,其中許多是免費的。

任務列表組織

任務列表通常被診斷和分層。最簡單的分層系統包括一個通用待辦事項列表(或任務綁定文件),以記錄人員需要完成的所有任務,以及每天通過從一般待辦事項列表中傳輸任務來創建的每日待辦事項列表。一種替代方法是創建一個“不做列表”,以避免不必要的任務。

任務列表通常通過以下方式優先考慮。

  • 每天按照其重要性的順序編號的每日要做的事情清單,並在每日時間允許的情況下一次按此順序進行,歸因於顧問Ivy Lee (1877-1934)是Charles M.收到的最有利可圖的建議。 Schwab (1862–1939),伯利恆鋼鐵公司的總裁。
  • 1973年,艾倫·萊克(Alan Lakein)的早期倡導者是“ ABC”優先級的。最不重要。
  • 應用ABC方法的一種特殊方法將“ A”分配給一天之內要完成的任務,每週“ B”和“ C”一個月
  • 要優先考慮每日任務列表,一個人要么以最高優先級的順序記錄任務,要么在列出列出的數字(以最高優先級為“ 1”,第二高優先級等),這在哪個是要執行任務。後一種方法通常更快,可以更快地記錄任務。
  • 優先考慮強制性任務(A組)的另一種方法是將最不愉快的任務放在首位。完成後,列表的其餘部分感覺更容易。 B組可以從相同的想法中受益,但是它不是立即執行第一個任務(這是最不愉快的任務),而是有動力從列表中執行其他任務以避免第一個任務。

各種作家都強調了待辦事項清單(例如以下)的潛在困難。

  • 列表的管理可以接管實施它。這可能是由於延長計劃活動而拖延引起的。這類似於分析癱瘓。與任何活動一樣,回報率降低。
  • 為了保持靈活性,任務系統必須允許災難。公司必須準備災難。即使這是一場小災難,如果沒有人花時間來解決這種情況,它也會轉移,可能造成對公司的損害。
  • 為避免陷入浪費的模式,任務系統還應包括常規(每月,半年度和年度計劃和系統評估課程,以清除效率低下,並確保用戶朝他或她真正朝著他或她的方向發展慾望。
  • 如果不經常花費一段時間來實現遠程目標,那麼個人可能會陷入短期計劃上的永久性持有模式,例如在特定工作中停留的時間比原本計劃的時間更長。

軟件應用程序

許多公司使用時間跟踪軟件來跟踪員工的工作時間,可計費時間等,例如法律實踐管理軟件

許多用於時間管理的軟件產品支持多個用戶。他們允許該人將任務提供給其他用戶,並使用軟件進行通信和優先級任務。

任務列表應用程序可以被認為是輕巧的個人信息經理項目管理軟件

現代任務列表應用程序可能具有內置的任務層次結構(任務由子任務組成,該子任務再次包含子任務),可能支持多種過濾和訂購任務列表的方法,並且可以允許一個人與每個任務任意長時間的說明。

時間管理系統

時間管理系統通常包括用於跟踪員工工作時間的時間時鐘或基於Web的應用程序。時間管理系統使雇主洞悉其員工隊伍,使他們能夠看到,計劃和管理員工的時間。這樣做可以使雇主管理人工成本並提高生產率。時間管理系統可以自動化流程,從而消除了文書工作和繁瑣的任務。

GTD(完成工作)

大衛·艾倫( David Allen)創建的完成方法是立即完成小任務,並使大型任務分為較小的任務,以便現在開始完成。背後的原因是避免信息超負荷或“腦部凍結”,這可能會在有數百個任務時發生。 GTD的作用是鼓勵用戶將其任務和想法弄清楚,並在紙上及時組織,並儘快組織起來,以便易於管理和看到。

Pomodoro

Francesco Cirillo的“ Pomodoro Technique ”最初是在1980年代後期構想的,並逐漸完善,直到後來在1992年定義。該技術是Pomodoro(意大利番茄)形狀的廚房時間的同名,最初由Cirillo在大學期間由Cirillo最初使用。 “ pomodoro”被描述為技術中時間的基本指標,傳統上定義為30分鐘長,包括25分鐘的工作和5分鐘的休息時間。 Cirillo還建議在每四個pomodoros後更長的休息時間15至30分鐘。通過涉及各種工作組和指導活動的實驗,Cirillo確定“理想的Pomodoro”為20–35分鐘。

相關概念

時間管理與以下概念有關。

  • 項目管理:時間管理可以被視為項目管理子集,通常稱為項目計劃項目計劃。時間管理還被確定為項目管理中確定的核心功能之一。
  • 注意力管理與認知資源的管理有關,尤其是人類分配思想(並組織員工的思想)進行一些活動的時間。
  • 暫停策略是一種時間管理策略,特別倡導將大量時間分配給專門的任務,以促進更深的專注和生產力。

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