時間管理

時間管理是規劃和鍛煉有意識的控制特定活動的時間，尤其是增加效力，效率， 和生產率。它涉及與與之相關的人的各種要求的平衡工作，社交生活，家庭，愛好，個人利益和承諾，具有時間的有限性質。有效地使用時間給人“選擇“在自己的時間和權宜上花費或管理活動。[1]時間管理可以通過用於一系列用於的技能，工具和技術來幫助管理完成符合到期日期的特定任務，項目和目標的時間。最初，時間管理僅提及僅業務或工作活動，但最終，該術語也擴大到包括個人活動。時間管理系統是過程，工具，技術和方法的設計組合。時間管理通常是必要的項目管理因為它決定了項目的完成時間和範圍。

源於時間管理的文獻引起的主要主題包括以下內容：

  • 創造有利於有效性的環境（就成本效益而言，結果質量以及完成任務或項目的時間）
  • 設定優先級
  • 減少在非優先級上花費時間的相關過程
  • 實施目標

時間管理的文化觀點

文化觀點時間的方式差異會影響時間的管理方式。例如，線性時間視圖是一種以線性方式從一個時刻流到另一個時刻的方式。這種線性對時間的看法在美國與大多數北歐國家，例如德國，瑞士和英國。[2]這些文化中的人們傾向於在生產時間管理上具有很大的價值，並傾向於避免會導致時間浪費的決策或行動。[2]這種時間的線性視圖與這些文化相關的是更“單色”，或者寧願一次只做一件事。一般而言，這種文化觀點可以更好地專注於完成一項奇異的任務，從而更有生產力的時間管理。

另一個文化時間觀是多活動時間看法。在多活動文化中，大多數人認為，立即完成的活動或任務越多。這會產生一種幸福感。[2]多活性文化是“多chronic”或更喜歡一次執行多個任務。在西班牙，葡萄牙和意大利等大多數南歐國家，這種多動時間觀點是突出的。[2]在這些文化中，人們經常傾向於花時間在他們認為更重要的事情上，例如在完成社交對話方面非常重視。[2]在商業環境中，他們通常很少關注會議持續多長時間，而是重點是舉行高質量的會議。通常，文化重點往往是關於效率的協同和創造力。[3]

最終的文化時間觀是週期性時間看法。在周期性文化中，時間既不是線性也不相關的時間。由於天數，幾個月，幾年，季節和事件發生在常規重複發生中，因此時間被視為周期性。從這種角度來看，時間不被視為浪費，因為它會稍後再回來，因此有無限的數量。[2]在亞洲的大多數國家，包括日本和中國在內的大多數國家，這種週期性的時間觀都普遍存在。在具有正確完成任務的周期性概念以正確完成任務的文化中，更重要的是，因此，在對計劃行事之前，大多數人會花更多的時間思考決策及其將產生的影響。[3]週期性文化中的大多數人傾向於了解其他文化具有不同的時間觀點，並且在全球舞台上行事時意識到這一點。[4]

創造有效的環境

一些時間管理文獻強調了與創建有利於“實際”有效性的環境有關的任務。這些策略包括：

  • “井井有條” - 分類文書工作和任務，
  • 通過絕緣，隔離和代表團“保護自己的時間”，
  • “通過目標管理和通過目標來實現” - 激勵性強調，
  • “從不良時期恢復 - 習慣” - 恢復來自潛在的心理問題，例如拖延.

同樣，解決任務的時機很重要。由於需要高水平集中度和精神能量的任務通常是在人們更加刷新的一天開始時完成的。文學[哪個？]還專注於克服慢性心理問題，例如拖延.

過度和長期無法有效地管理時間可能會導致注意缺陷多動障礙（ADHD）或注意缺陷障礙（添加）。[5]診斷標準包括成績不佳，有組織的困難，入門麻煩，在管理許多同時項目的麻煩以及跟進方面的麻煩。[6][需要頁面]丹尼爾·阿門（Daniel Amen）專注於前額葉皮層這是最近進化的大腦部分。它管理著注意力跨度，衝動管理，組織，從經驗和自我監控等方面的功能。一些作者認為，改變前額葉皮層的工作方式並提供解決方案。[7]

設定優先級和目標

時間管理策略通常與設定個人目標的建議有關。文獻強調主題，例如：

  • “優先順序工作” - 設立目標並優先考慮
  • “設定引力目標” - 自動吸引動作。

這些目標已記錄，可能被分解為項目， 一個行動計劃，或一個簡單的任務列表。對於單個任務或目標，可以確定重要性等級，可以設定截止日期並分配優先級。此過程帶來了具有任務列表，時間表或活動日曆的計劃。作者可能建議與不同的計劃或審查範圍相關的每日，每週，每月或其他計劃期。這是通過各種方式完成的，如下所示：

ABCD分析

已使用的技術商業管理長期以來，將大數據分為組。這些組通常被標記為a，b，c和d。活動以這些一般標准進行排名：

  • 一個 - 被認為是緊迫和重要的任務，
  • B - 重要但不緊急的任務，
  • C - 不重要但緊迫的任務，
  • d - 不重要且不緊急的任務。

然後，按優先級對每個組進行排序 - 為了進一步完善優先級，有些人選擇將所有“ b”項目強制為“ a”或“ c”。 ABC分析可以合併三個以上的組。[8]

ABC分析經常與帕累托分析.

帕累托分析

主要文章：帕累托分析

這帕累托原理80％的後果來自20％的原因。應用於生產率，這意味著可以通過執行20％的任務來實現80％的結果。[9]如果生產力是時間管理的目的，那麼這些任務應優先考慮更高。[10]

Eisenhower方法

一個基本的“ Eisenhower框”，可幫助評估緊迫性和重要性。項目可以放在每個像限內的更精確的點。

“ Eisenhower方法”[11]或“艾森豪威爾原則”是一種利用重要性和緊迫性原理來組織優先級和工作量的方法。這種方法源於歸因於德懷特·D·艾森豪威爾：“我有兩種問題，緊急和重要。[12]艾森豪威爾並未要求自己的見解，而是將其歸因於（未命名的）“前大學校長”。[13]

使用艾森豪威爾的決策原則，使用重要/不重要/不緊急的標準評估任務，[14][15]然後根據象限放在艾森豪威爾矩陣中（也稱為“艾森豪威爾盒子”或“艾森豪威爾）決策矩陣"[16]）。然後處理象限中的任務如下。

  1. 重要/緊急的象限任務是立即和個人完成的[17]例如危機，截止日期，問題。[16]
  2. 重要/不緊急象限任務獲得結束日期，並且個人完成了[17]例如人際關係，計劃，娛樂。[16]
  3. 不重要/緊急象限任務已委派，[17]例如中斷，會議，活動。[16]
  4. 不重要/不緊急象限任務被刪除，[17]例如時間浪費，愉快的活動，瑣事。[16]

PESEC方法

PESEC是“通過組織，精簡，節省和貢獻的優先級”的首字母縮寫。該方法決定了一個模板，該模板強調了普通人的直接情感和貨幣安全感。它表明，首先要承擔個人責任，個人可以更好地承擔集體責任。[18]

首字母詞中固有的是自我實現的層次結構，它反映亞伯拉罕·馬斯洛'需求的層次結構.

  1. p重新安排您的時間並通過目標定義生活。
  2. o將您必須定期完成的工作（家庭和財務狀況）進行。
  3. sTreamline的事情您可能不喜歡做，但必須做（工作和雜務）。
  4. e將您應該做甚至可能要做的事情融合，但它們並不緊迫（消遣和社交）。
  5. C通過關注剩下的幾個有所作為的事物（社會義務）來付諸實踐。

消除非優先級

時間管理還涵蓋瞭如何消除不為個人或組織提供價值的任務。

根據華爾街日報撰稿人賈里德·桑德伯格（Jared Sandberg），[19]任務列表“不是生產力的關鍵，即它們被破解為”。他報告說：“據估計，有30％的Listers花費更多的時間來管理他們的清單，而不是[他們]完成其中的東西”。

軟件主管伊麗莎白·亨德里克森（Elisabeth Hendrickson）斷言[20]對任務列表的嚴格遵守可以創建一個“待辦事項清單的暴政”，迫使人們“浪費時間在不重要的活動上”。

任何形式的壓力都被認為是學習和生活的貶低。即使可以獲得適應性，其影響也會造成破壞。[21]但是壓力是日常生活中不可避免的一部分，並且Reinhold Niebuhr表明最好面對它，好像“接受無法改變的事物的寧靜，並有勇氣改變自己的能力”。

設定優先事項和目標的一部分是情緒“憂慮”，其功能是忽略現在，以固定在永不到來的未來，這導致了一個人的時間和精力的毫無結果。這是一個不必要的成本或錯誤的方面，可能會因人為因素而乾擾計劃。 Eisenhower方法是一種用於與憂慮和乏味的任務競爭的策略。[22]擔心壓力是對一組環境因素的反應。理解這不是人的一部分，使人可以管理他們。在教練下的運動員稱這種管理為“戴上比賽面”。[23]

改變是艱難的，日常生活模式是所有人中最根深蒂固的習慣。為了消除研究時間的非優先級，建議將任務分開，捕獲時刻，審查任務處理方法，推遲任務（了解任務的當前相關性和緊迫感，都反映了人的需求，而不是任務的需求重要性），管理生活平衡（休息，睡眠，休閒）以及作弊休閒和非生產性時間（聽取講座的音頻錄音，在隊列中進行演講等等）。[24]

影響時間管理的某些不必要的因素是習慣，缺乏任務定義（缺乏明確性），工作過度保護性，不滿足目標的內gui以及隨後避免當前任務，定義了比其價值更高的任務（超過其價值） - 資格），專注於具有明顯積極前景的事項，而沒有評估其對個人需求的重要性，需要支持和時間的任務，分段利益和衝突等。[25]習慣的系統過程成為該人可以將其用於有效時間管理的設備。

實施目標

“做”在這裡重定向。有關動詞“要做”的輔助用途，請參見做支持.
也可以看看：購物清單

一個任務列表（也稱為待辦事項列表或“事物 - 做”）是任務要完成，例如完成項目的瑣事或步驟。它是一個存貨作為替代或補充的工具記憶.

任務列表用於自我管理，商業管理，項目管理， 和軟件開發。它可能涉及多個列表。

完成任務列表上的項目之一，任務是檢查或者交叉離開。傳統方法是將它們寫在一張紙上筆或者鉛筆，通常在筆記墊或夾板上。任務列表也可以具有紙張或軟件的形式清單.

作家朱莉·莫根斯特恩（Julie Morgenstern）建議的時間管理包括：

  • 通過製作任務列表來繪製所有重要的內容。
  • 創建“時間的綠洲”供一個人管理。
  • 說不”。
  • 設置優先級。
  • 不要放棄一切。
  • 不要認為關鍵任務會在一個人的身上完成空閒時間.[26]

現在有許多數字等效物，包括個人信息管理（PIM）申請和大多數PDA。還有幾個基於Web的任務列表應用程序，其中許多是免費的。

任務列表組織

任務列表通常被診斷和分層。最簡單的分層系統包括一個通用待辦事項列表（或任務綁定文件），以記錄人員所需完成的所有任務和每天通過從一般待辦事項列表中傳輸任務來創建的每日待辦事項列表。一種替代方法是創建一個“不做列表”，以避免不必要的任務。[26]

任務列表通常通過以下方式優先考慮。

  • 每天要做的事情清單，按其重要性的順序編號，並在每日時間允許的情況下一次按以下順序完成，歸因於顧問常春藤李（1877-1934）作為最有利可圖的建議查爾斯·施瓦布（Charles M. Schwab）（1862-1939），總裁伯利恆鋼公司。[27][28][29]
  • 早期倡導“ ABC”優先級是艾倫·萊克（Alan Lakein），在1973年。在他的系統中，“ A”項目是最重要的（“ A-1”該組中最重要的），“ B”下一個最重要的“ C”最重要的。[8]
  • 一種應用的特定方法ABC方法[30]將“ A”分配給要完成的任務天，“ b” a星期，和“ c” a月.
  • 要優先考慮每日任務列表，一個人要么按照最高優先級記錄任務，要么分配一個數字在列出它們（最高優先級的“ 1”，第二高優先級等）之後，這指示了執行任務的順序。後一種方法通常更快，可以更快地記錄任務。[26]
  • 優先考慮強制性任務（A組）的另一種方法是將最不愉快的任務放在首位。完成後，列表的其餘部分感覺更容易。 B組可以從相同的想法中受益，但它不是立即執行第一個任務（最不愉快的任務），而是動機從列表中執行其他任務以避免第一個任務。

一種完全不同的方法反對英國作家完全提出了優先級的優先級馬克·福斯特在他的書《明天和其他時間管理的秘密》中。這是基於操作“封閉”待辦事項列表的想法，而不是傳統的“打開”待辦事項列表。他認為，傳統的永無止境的待辦事項清單實際上保證了您的某些工作將被撤銷。這種方法倡導每天完成所有工作，如果您無法實現，這可以幫助您診斷出犯錯的地方以及需要更改的內容。[31]

各種作家都強調了待辦事項清單（例如以下內容）的潛在困難。

  • 列表的管理可以接管實施它。這可能是由拖延通過延長計劃活動。這類似於分析癱瘓。與任何活動一樣，回報率降低。
  • 為了保持靈活性，任務系統必須允許災難。公司必須準備災難。即使這是一場小災難，如果沒有人花時間來解決這種情況，也可以轉移，可能對公司造成損害。[32]
  • 為避免陷入浪費的模式，任務系統還應包括常規（每月，半年度和年度計劃和系統評估課程，以清除效率低下，並確保用戶朝他或她真正朝著他或她朝著方向發展慾望。[33]
  • 如果一段時間不經常花在實現遠程目標上，那麼個人可能會陷入短期計劃上的永久性持有模式，例如在特定工作中停留的時間比原始計劃的時間要長得多。[34]

軟件應用程序

許多公司使用時間跟踪軟件跟踪員工的工作時間，可計費時間等，例如法律實踐管理軟件.

許多用於時間管理的軟件產品支持多個用戶。他們允許該人將任務提供給其他用戶，並使用軟件進行通信和優先級任務。

任務列表應用程序可能被認為是輕巧的個人信息經理或者項目管理軟件.

現代任務清單申請可能具有內置的任務層次結構（任務是由子任務組成的，可能再次包含子任務），可以支持多種過濾和訂購任務列表的方法，並且可以允許一個人與每個任務任意長時間的說明。

與允許人員使用多種過濾方法的概念相反，至少一種軟件產品還包含一種模式，該模式將嘗試在任何給定時刻動態確定最佳任務。[35]

時間管理系統

時間管理系統通常包括時間時鐘或基於Web的應用程序，用於跟踪員工的工作時間。時間管理系統使雇主洞悉其員工隊伍，使他們能夠看到，計劃和管理員工的時間。這樣做可以使雇主管理人工成本並提高生產率。時間管理系統可以使流程自動化，從而消除了文書工作和繁瑣的任務。

GTD（完成工作）

把事情做好是由大衛·艾倫。這種方法背後的基本思想是立即完成所有小任務，而一項重大任務是分為較小的任務，以便現在開始完成。背後的原因是避免信息超載或“大腦凍結”，可能會發生數百個任務。 GTD的推力是鼓勵用戶將其任務和想法弄清楚，並在紙面上盡快組織，以便易於管理和看到。

Pomodoro

弗朗切斯科·西里洛（Francesco Cirillo）的“Pomodoro技術“最初是在1980年代後期構思的，並逐漸完善，直到後來定義為1992年。該技術是Cirillo在大學期間最初使用的pomodoro（意大利語）的pomodoro（意大利語）廚房計時器。被描述為該技術中時間的基本指標，傳統上被定義為30分鐘長，包括25分鐘的工作和5分鐘的休息時間。Cirillo還建議每四個Pomodoros在通過四個Pomodoros。涉及各種工作組和指導活動的實驗，Cirillo認為“理想的Pomodoro”為20–35分鐘。[36][自出版的來源？]

相關概念

時間管理與以下概念有關。

  • 項目管理：時間管理可以被視為項目管理子集，通常被稱為項目計劃和項目調度。時間管理還被確定為項目管理中確定的核心功能之一。[37]
  • 注意力管理與管理認知的資源，特別是人類分配思想（並組織員工的思想）進行一些活動的時間。
  • 暫停是一種時間管理策略，專門倡導將大量時間分配給專門的任務，以促進更深入的關注和生產力。

組織時間管理是識別，評估和減少組織內部成本浪費的科學。它確定，報告和財務重視可持續的時間，浪費時間和有效的時間，並開發業務案例，通過資助產品，服務，項目或計劃作為積極的投資回報，將浪費時間轉換為生產時間。

也可以看看

圖書：

系統：

心理學/神經科學/精神病學

參考

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